Turinys
Susitikimai su gerai dokumentuotomis minutėmis yra efektyvesni ir efektyvesni nei be tokio įrašo. Pripažįstami sprendimai ir stebimi veiksmai ir atsakingi už juos. Pagrindiniai diskusijos elementai aprašomi taip, kad susitikime nedalyvaujantys žmonės galėtų lengvai sužinoti, kas atsitiko be laiko švaistymo naujiems susitikimams. Sukūrę minutes, jūs į savo gerą susitikimą pridėsite gerų dalykų.
Sprendimai
Kiekvienas susitikime dalyvaujantis asmuo turės savo požiūrį į tai, kas įvyko ir kas buvo nuspręsta. Įrašant šiuos sprendimus ir skelbiant juos kaip protokolo dalį, yra oficiali sprendimo versija, jei ateityje kyla nesutarimų.
Protokolo sudarymas taip pat gali paskatinti didesnį aiškumą dėl to, kas buvo nuspręsta. Siekiant užtikrinti, kad diskusijos būtų neaiškios, sekretorė gali užduoti tokius klausimus kaip „Taigi visi sutinka, kad produkto pristatymas įvyks liepos arba rugpjūčio mėn.“ Dėl to visi dalyviai palieka tą patį supratimą.
Veiksmų elementai
Susitikimo metu susitartų veiksmų elementų įrašai ypač naudingi reguliariai susitinkančioms grupėms. Peržiūrėję ankstesnių posėdžių elementus, lengva žinoti, ką dar reikia padaryti. Tai suteikia komandos nariams paskatą atlikti savo užduotis prieš susitikimą.
Teisiniai reikalavimai
Kai kuriais atvejais, pvz., Valdybos posėdžiuose, protokolas gali būti grupės įstatų reikalavimas. Jie gali būti laikomi teisiniais dokumentais tokiais tikslais kaip mokesčiai ir auditas. Šios bendrovės paprastai turi sekretorių, atsakingą už protokolą visuose posėdžiuose.
Sekretoriaus apibrėžimas
Kadangi tikslios minutės yra svarbios, kiekvienas posėdis turi turėti aiškų sekretorių. Visapusiškų pastabų sudarymas ir aktyvus dalyvavimas susitikime gali būti sudėtingi, todėl dažnai geriausia, jei susitikimo koordinatorius pasirenka kitą asmenį, kuris įrašytų faktus. Šis darbuotojas turėtų aiškiai ir glaustai atkreipti dėmesį į sprendimus, veiksmus ir diskusijas. Labai dideli tekstai gali būti neskaityti.
Stiliai
Yra įvairių stilių susitikimo protokolams rašyti. Tarybos posėdžiuose, kuriuose šie vaidmenys yra teisiniai ir oficialūs dokumentai, įstatymai gali diktuoti, kokios rūšies informacija bus pateikta tekstuose. Kai kurie protokolų tipai neįrašo diskusijos, dėl kurios buvo priimtas galutinis sprendimas dėl konkretaus klausimo.
Tačiau verslo susitikimuose ar projektų grupėse paprastai yra veiksmingiau užfiksuoti pagrindinius diskusijos punktus. Šių taškų registravimas yra naudingas žmonėms, kurie negali dalyvauti, arba kurie nori prisiminti tai, kas buvo aptarta anksčiau, kad per kitą posėdį laikas nebūtų švaistomas.
