Turinys
Tradicinį popierinį archyvavimą iš esmės pakeitė failų saugojimas kompiuterio duomenų bazėse arba tai padėjo. Tradiciniame archyvavime yra privalumų ir trūkumų. Nors popierinės bylos yra ranka pasiekiamos ir lengvai prieinamos, jos taip pat užima daug vietos ir popieriaus atliekų. Nustatymas, ar tradicinė registravimo sistema jums tinka, priklausys nuo jūsų verslo. Advokatų kontoros ir įmonės, turinčios medicininius dokumentus, gali turėti bylų, kurios greitai keičiasi ir auga, todėl tradicinis popieriaus padavimas yra vienintelis efektyvus būdas neatsilikti nuo kasdieninių pokyčių.
Lengvas priėjimas
Tradicinį failų tvarkymą lengva pasiekti. Failai fiziškai yra centrinėje vietoje. Jei nieko nerandate, galite skirti laiko kiekvienam failui peržiūrėti, kol rasite tiksliai tai, ko ieškote. Galimybė peržiūrėti, paliesti ir skaityti failus visada gali padėti galvoti apie tai, kaip atnaujinti savo verslo aspektus.
Lengva suprasti
Tradicines registravimo sistemas paprastai lengva suprasti. Archyvai gali būti tvarkomi keliais būdais, įskaitant abėcėlės tvarka, pagal dalyką ar kompetenciją, skaičiais, pagal datą, vietą arba pagal svarbą. Net jei iš pradžių nesuprantate, kokia failų sistema turi būti naudojama, galite tai sužinoti ieškodami archyvų ir atkreipdami dėmesį į veiksnių apibrėžimą.
Pasenęs
Kita vertus, tradicinį failų archyvavimą daugelyje organizacijų pakeitė kompiuteris. Daugiau bendrovių nuskaito ir atsisiunčia savo failus į biuro kompiuterius. Taikydami šį metodą darbuotojai galės rasti failus ir juos nedelsdami įkelti naudodamiesi paieškos duomenų bazės programine įranga, taupydami laiką ir padidindami produktyvumą.
Sunki apsauga
Tradicinis failų archyvavimas nėra tinkamai apsaugotas. Gaisrai ar kitos stichinės nelaimės gali sunaikinti bylas, o tai gali prarasti verslą. Tradicinių failų atsarginių kopijų kūrimas užtrunka, o kopijavimas, žymėjimas etiketėmis ir archyvavimas užtrunka kelias valandas.
Trūksta vietos ir efektyvumo
Tradicinis failų tvarkymas gali pasireikšti. Tvarkomų failų skaičius auga kartu su jūsų verslu; tai gali tapti galvos skausmu, kai reikia rasti vietos visiems dokumentams. Efektyvus daiktų archyvavimas taip pat gali tapti iššūkiu.
